Un petit mot sur nos délais de réponse // Een woordje over onze antwoordtermijnen
Un petit mot sur nos délais de réponse
Chers copropriétaires, chers résidents,
Avec une petite touche d’humour, nous souhaitions vous rappeler une réalité du quotidien de votre syndic.
Nous recevons chaque jour de très nombreux e-mails et appels téléphoniques. Chaque demande compte et fait l’objet d’un suivi, mais il ne nous est matériellement pas possible de répondre à tous les messages dans les heures qui suivent leur réception.
Le métier de syndic ne se déroule pas uniquement derrière un ordinateur : réunions, assemblées générales, visites d’immeubles, déplacements, rendez-vous techniques, suivi des travaux, sinistres, urgences, comptabilité, factures, assurances, fournisseurs, administrations, notaires, avocats, experts... font également partie de nos journées.
À cela s’ajoutent certaines missions soumises à des délais légaux ou impératifs : convocations aux assemblées générales, réponses aux notaires lors des ventes, transmission de documents, procédures administratives, sinistres, mises en conformité, etc. Ces échéances et les situations urgentes doivent nécessairement être traitées en priorité.
Certaines réponses prennent deux minutes. D’autres nécessitent de consulter les statuts ou un procès-verbal, de vérifier la comptabilité, de contacter un fournisseur, d’obtenir un devis, de se rendre sur place ou tout simplement d’attendre la réponse d’un tiers.
Nous vous demandons donc, sauf urgence, de nous laisser quelques jours ouvrables avant d’effectuer une relance.
Un e-mail envoyé le lundi après-midi ne nécessite généralement pas une relance le mardi matin. Votre message est bien reçu et reste dans notre suivi.
Chaque relance constitue elle-même un nouvel e-mail à lire et à traiter. Lorsque celles-ci se multiplient, elles finissent paradoxalement par réduire le temps disponible pour traiter les demandes initiales.
Enfin, une partie non négligeable de notre temps est également consacrée à des interventions qui pourraient parfois être évitées avec la collaboration de chacun : déplacements pour constater des encombrants, affiches à replacer, sacs-poubelles qui coulent, objets ou chaussures laissés dans les parties communes, rappels répétés du règlement, etc.
Si chacun y met un peu du sien, c’est du temps gagné pour tout le monde et davantage de temps consacré aux dossiers réellement importants de votre copropriété.
Les situations urgentes restent bien entendu prioritaires.
Merci pour votre patience, votre confiance et votre collaboration.
Bien à vous,
Votre syndic
Een woordje over onze antwoordtermijnen
Beste mede-eigenaars, beste bewoners,
Met een vleugje humor willen wij u graag herinneren aan een realiteit uit het dagelijkse werk van uw syndicus.
Elke dag ontvangen wij een groot aantal e-mails en telefoontjes. Elke vraag telt en wordt opgevolgd, maar het is praktisch onmogelijk om alle berichten binnen enkele uren na ontvangst te beantwoorden.
Het werk van een syndicus speelt zich immers niet uitsluitend achter een computer af: vergaderingen, algemene vergaderingen, plaatsbezoeken, verplaatsingen, technische afspraken, opvolging van werken, schadegevallen, dringende interventies, boekhouding, facturen, verzekeringen, leveranciers, overheidsdiensten, notarissen, advocaten en deskundigen maken eveneens deel uit van onze dagelijkse werkzaamheden.
Daarnaast zijn bepaalde opdrachten onderworpen aan wettelijke of verplichte termijnen: oproepingen voor algemene vergaderingen, antwoorden aan notarissen bij verkopen, het bezorgen van documenten, administratieve procedures, schadegevallen, conformiteitsdossiers enz. Deze termijnen en dringende situaties moeten noodzakelijkerwijs voorrang krijgen.
Sommige vragen kunnen in twee minuten worden beantwoord. Voor andere moeten wij de statuten of een proces-verbaal raadplegen, de boekhouding controleren, een leverancier contacteren, een offerte opvragen, ter plaatse gaan of eenvoudigweg wachten op informatie van een derde partij.
Daarom vragen wij u om, behalve in dringende gevallen, enkele werkdagen te wachten alvorens een herinnering te sturen.
Een e-mail die op maandagmiddag werd verstuurd, hoeft doorgaans niet op dinsdagochtend opnieuw te worden verstuurd. Uw bericht is goed ontvangen en blijft in onze opvolging.
Elke herinnering is immers opnieuw een e-mail die gelezen en verwerkt moet worden. Wanneer herinneringen zich opstapelen, blijft er paradoxaal genoeg minder tijd over om de oorspronkelijke aanvragen daadwerkelijk te behandelen.
Een niet te verwaarlozen deel van onze tijd gaat bovendien naar interventies die soms vermeden zouden kunnen worden wanneer iedereen een beetje meewerkt: verplaatsingen voor achtergelaten grofvuil, affiches plaatsen, lekkende vuilniszakken, voorwerpen of schoenen in de gemeenschappelijke delen, herhaaldelijke herinneringen aan het reglement enz.
Als iedereen een beetje zijn steentje bijdraagt, winnen we samen tijd en kunnen wij meer aandacht besteden aan de dossiers die werkelijk belangrijk zijn voor uw mede-eigendom.
Dringende situaties blijven uiteraard steeds prioritair.
Hartelijk dank voor uw geduld, uw vertrouwen en uw medewerking.
Met vriendelijke groeten,
Uw syndicus
Commentaires